POR Neto, 27 jun 2016, 15H57

Hospedagens

Resolução nº 1.217/2016 do CONSU – Publicada no DOE de 27/07/2016. Estabelece critérios e procedimentos para solicitação, autorização, concessão e pagamento de hospedagem para servidores ou colaboradores eventuais em atividades acadêmicas e administrativas, no âmbito da Universidade do Estado da Bahia (UNEB).

Para consultar o processo modelo de solicitação de hospedagens, clique aqui

A solicitação de hospedagem para servidores, discentes ou colaboradores eventuais deve respeitar alguns critérios a serem analisados no momento da autorização, pelo ordenador da despesa.

É fundamental, para concessão de hospedagens que a emissão da reserva ocorra:

  • Para fomentar ou suprir atividade acadêmica ou administrativa de interesse da instituição;
  • O interessado não esteja recebendo diárias por qualquer órgão público, em caráter eventual ou transitório;
  • Seja realizada através de processo administrativo devidamente instruído contendo: Memorando de Solicitação, Justificativa, Formulário padrão de solicitação de hospedagem, documentos pertinentes a realização do evento, tais como: confirmação de inscrição, convocação, carta de aceite, convite e/ou folder e programação do evento, ou no caso de reuniões administrativas, convocação para participação;
  • O horário padrão de Check-in (entrada do hóspede no hotel) é a partir de 12:00 (meio dia). O acesso antes desse horário enseja a cobrança de uma diária extra, conforme previsto em contrato;
  • O horário padrão de Check-out (saída do hóspede no hotel) é até as 12:00 (meio dia). A ocupação do quarto a partir deste horário enseja a cobrança de uma diária extra, conforme previsto em contrato;
  • A requisição deve atender a uma antecipação mínima de 10 (dez) dias quando solicitadas para até 09 (nove) apartamentos. Para solicitações a partir de 10 (dez) acomodações, ou que demandem a utilização de salão de eventos, a solicitação deve chegar com antecedência mínima de 30 (trinta) dias; e
  • Não será concedida em hipótese alguma hospedagem diretamente no balcão do hotel, sem prévia autorização da PROAD ou quando não atendidas as normativas acima expostas.

Antes, durante e depois da estadia:

O interessado, ao fazer jus à concessão de hospedagens, deve agir dentro das normas do hotel, atentar para as regras de boa convivência com os demais hóspedes, bem como:

  • O Check-in e o Check-out devem ser realizados sempre no horário estabelecido na reserva;
  • As comandas de almoço e jantar, quando aplicável, devem ser devidamente datadas, assinadas e identificadas com nome legível;
  • No momento do Check-out, o hotel apresenta a nota de hospedagem, a qual deve ser conferida, datada, assinada e identificada com nome legível;
  • Quando o hóspede for servidor do estado, independente de órgão, ou discente da UNEB, deverá incluir junto à assinatura o n° de matrícula;
  • Quando o hóspede não for discente ou servidor do estado, deverá incluir junto à assinatura o n° de CPF;

Quando do pagamento das passagens, o processo deverá conter:

  • Nota fiscal da hospedagem;
  • Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) referente a alimentação;
  • Requisição da hospedagem, que gerou a emissão da reserva, com autorizo prévio do Ordenador de Despesas;
  • Extrato de conta referente à hospedagem assinado pelo hóspede com a indicação do nome e CPF, não sendo aceito apenas rubrica;
  • Extrato de conta referente à alimentação assinado pelo hóspede;
  • Vouchers de alimentação assinados e com a indicação do nome e CPF do hóspede, não sendo aceito apenas rubrica;
  • Certidões atualizadas da empresa fornecedora; e
  • Documentação complementar que seja necessária para identificar a realização da hospedagem.

Atendendo a essas documentações, o setor responsável pela aquisição das passagens terá total condições de atender a demanda de aquisições e também executar a montagem dos processos de pagamento de forma a evitar atrasos que prejudiquem a execução do contrato.

Como preencher o Formulário de Solicitação de Hospedagens?

O Formulário de Solicitação de Passagens é um formulário em PDF preparado pela Pró-Reitoria de Administração para facilitar o preenchimento do mesmo pelos demandantes, permitindo editar os campos no próprio Computador.

O formulário contém 04 seções de informação que devem ser totalmente preenchidas:

  • Solicitação;
    • Especificar o setor de Demandante;
    • Especificar a Data de Check-in e a data de check-out;
    • Apontar a hora prevista de check-in e check-out, atentando para os horários padrão dos mesmos; e
    • Especificar o evento que gerou a necessidade da hospedagem;
  • Hóspedes e Acomodação;
    • Nessa seção deve ser informado o tipo de acomodação que está sendo solicitado, selecionando entre INDIVIDUAL, DUPLO ou TRIPLO; e
    • De acordo com a seleção acima explicada, deverá inserir os dados pessoais e institucionais dos hóspedes, bem como se há necessidade de alimentação, conforme segue:
      • Quarto Individual – Preenche dados do Hóspede 01;
      • Quarto Duplo – Preenche dados dos Hóspedes 01 e 02; e
      • Quarto Triplo – Preenche dados dos Hóspedes 01, 02 e 03
  • Fonte de pagamento;
    • Especificar qual o Departamento ou Setor responsável pelo pagamento e qual a sua unidade gestora;
    • Colocar o nome do Ordenador de Despesa que deverá aprovar a compra da passagem no campo Responsável, bem como seu cargo ou função no campo adequado;
    • Especificar o Projeto/Atividade (Ação Orçamentária) que irá suportar aquela despesa, bem como especificar a fonte de recurso; e
    • Informar qual ação do Plano de Metas prevê o cumprimento daquela atividade acadêmica ou administrativa que gerou a necessidade da aquisição da passagem.
  • Declaração do servidor solicitante da despesa;
    • Nessa seção, declara-se o servidor solicitante como ciente que os beneficiários das hospedagens não farão jus ao recebimento de Diária, conforme disposto no art. 6° do Decreto n°13.169/2011
    • Nome por extenso do Servidor que está assinando a solicitação;
    • Data e assinatura.

Importante ressaltar que deve ser preenchido UM formulário por quarto solicitado. Cabe ao demandante especificar se os quartos serão individuais, duplos ou triplos, bem como apontar a distribuição dos hóspedes nas acomodações solicitadas. Todos os campos devem ser preenchidos.

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